Executive Assistant (m/w)

CeMM, das Forschungszentrum für Molekulare Medizin der ÖAW ist eine internationale Forschungseinrichtung in der Spitzenforschung betrieben wird, mit dem Ziel, eine vorbeugende und patientengerechtere Medizin des 21. Jahrhunderts zu gestalten. Angesiedelt in einem neuen Forschungsgebäude (Eröffnung 2011) mitten am Campus der Medizinischen Universität Wien und des Allgemeinen Krankenhauses verbindet das CeMM die Erkenntnisse aus der Grundlagenforschung mit dem Wissen aus dem klinischen Alltag. Die Forschungsinteressen konzentrieren sich dabei auf Krebs, Entzündungskrankheiten und immunologische Erkrankungen. Die internationale Ausrichtung des Instituts und die damit verbundene kulturelle Vielfalt sind ein wichtiger Bestandteil des Forschungserfolgs: Es arbeiten ca. 150 Personen aus 40 Nationen am CeMM. Wir leben die Vielfalt, wir fördern Inklusion, Gleichstellung und Diversity Management, und sind Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir begrüßen Bewerbungen von Personen mit unterschiedlichsten Voraussetzungen.

Für unseren ambitionierten Geschäftsführer suchen wir eine/n

Executive Assistant (m/w)
Vollzeit

 

Wenn Sie eine abwechslungsreiche, spannende Herausforderung suchen, sich in der Rolle des Personal Assistant und Counterpart einer vielseitigen Unternehmer- und Wissenschaftlerpersönlichkeit bestmöglich eingesetzt sehen, und Sie darüber hinaus gerne Teil einer erfolgreichen Forschungsorganisation sein möchten, sind Sie womöglich unser neuer Executive Assistant und Star im Office der Geschäftsleitung!

 

Ihre Aufgaben in dieser Position

  • Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache (Dankesschreiben, Briefe, Vorbereitung von Texten, Korrekturlesen etc.): Sie lieben es zu schreiben, Sie verstehen es, zu formulieren und kommen mit Ihrem geübten Schreibstil immer an Ihr Ziel.
  • Verwaltung der E-Mail Inbox: Sie haben Erfahrung im Handling einer aktiven Inbox, Sie behalten stets den Überblick und unterstützen Ihren Vorgesetzten bei der Beantwortung von Anfragen.
  • Kalenderführung und Terminorganisation: Sie organisieren und koordinieren Termine, verwalten den Kalender und gestalten einen effizienten, smarten Tagesablauf für unseren Geschäftsführer.
  • Travel Management: Sie planen komplexe Reisen, kümmern sich um Konferenzanmeldungen und führen als Nachbearbeitung die Reisekostenabrechnung durch.
  • Schnittstellenfunktion und Kommunikationsdrehscheibe: Es bereitet Ihnen Freude, Gäste zu empfangen und zu bewirten, mit Ihrem Kommunikationstalent und dem richtigen Gefühl für Prioritäten schaffen Sie es, Anfragen gezielt weiterzuleiten oder zu bearbeiten.

 

Ihr Profil

Voraussetzungen:

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau
  • Erfahrung in der Rolle als Personal Assistant/Executive Assistant einer dynamischen Führungspersönlichkeit
  • Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Empathische Persönlichkeit mit gewinnendem Auftreten
  • Genauer, effizienter Arbeitsstil
  • Serviceorientierung und Hands-on Mentality
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein
  • Exzellentes Time Management
  • Zielorientierte Person mit hoher Leistungsbereitschaft
  • Begeisterungsfähigkeit für unsere Mission und unsere Corporate Culture, Passion für die eigene Aufgabe in unserem Institut

 

Darüber hinaus würden wir uns wünschen, ist aber nicht Voraussetzung:

  • Weiterführende Ausbildung (z.B. Studium, MBA o. Ä.)
  • Berufserfahrung in einem der folgenden Bereiche: Wissenschaft, Kunst, Kultur, PR

 

Wir bieten

  • Sehr gutes Arbeitsklima, ein wertschätzendes und internationales Umfeld mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus über 40 Nationen
  • Interessante, anspruchsvolle Aufgabe in einem erfolgreichen, renommierten Forschungszentrum
  • Moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Anbindung ans öffentliche Verkehrsnetz
  • Möglichkeit der Teilnahme an Teamsportaktivitäten und Social Events im CeMM
  • Tägliche Unterstützung für die hauseigene Cafeteria
  • Bruttomonatsgehalt von mind. 3.200 EUR. Je nach Erfahrung und Ausbildung bieten wir selbstverständlich eine Überzahlung. (Für das CeMM gelten keine Normen der kollektiven Rechtsgestaltung, die ein konkretes Mindestgehalt vorgeben).

 

Bewerbung

Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung:

http://cemm.at/career/open-positions/

Bewerbungsfrist: 27.10. – 30.11.2017 wobei wir Kandidatinnen und Kandidaten auf rollierender Basis kontaktieren. Ihre Bewerbungsunterlagen sollten bitte ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf sowie vorhandene Dienstzeugnisse enthalten.

Application Deadline:
30.11.2017